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About the Position
Administrative Assistant attends to many of the primary office-related responsibilities of Sunshine Kids Academy Inc., including secretarial support to the upper management and administrative assistance to the Company Employees. Their duties include but are not limited to understanding the school's policies and implementing them where/when necessary, assisting with the recruitment of new Employees, overseeing all school events and activities, managing materials and inventory, etc. Client interaction is another facet of the job; in Sunshine Kids Academy, Administrative Assistants are the first point of contact a client has with the Company when they walk into the office or call.
総務アシスタントは、当社の管理職の秘書業務や、全従業員の事務的なサポートを含む、オフィス関連の主たる業務を担当します。スクールの基本方針を理解し、必要に応じてそれを実行すること、新しい従業員の採用、スクールイベントやその他活動の監督、教材や在庫の管理など、業務は多岐にわたります。また、オフィスでの接客、電話応対など、お客様にとって当社の窓口となる業務です。
Essential Duties & Responsibilities
Provide secretarial and administrative support to ensure the efficient operation of the Company.
当社の効率的な運営を可能にするための秘書および管理業務のサポート。
Maintain high-level customer service via email, telephone, or face-to-face communication with all internal and external clients.
管理職の業務を補佐するために、様々な事務的作業を整理、連携、日程調整し、生徒、運営、あらゆる活動に関する様々な報告書、記録、ファイルを作成し、かつこれらを正確に管理すること。
Compose routine correspondence independently, and prepare, type, and distribute communications as required.
社内外のすべての顧客に対して、電子メール、電話、または対面でのコミュニケーションを通じて、質の高い接客サービスを維持する。
Comply with the city and prefectural safety protocols and other government regulations and policies to maintain a safe and healthy workplace for self and others.
都および県の定める安全対策やその他関連する行政の規制・方針を遵守し、自他ともに安全で健康的な職場を維持する。
Staff training, staff support, tracking daily expenses, cash management, using spreadsheets and expense databases, inventory control, managing and ordering supplies, and daily maintenance of office equipment.
スタッフ育成、スタッフサポート、日々の支出の把握、現金の管理、表計算ソフトや経費データベースを使用し、在庫管理、備品の管理と発注、オフィス機器の日常的なメンテナンス。
Support seasonal events, field trips, open houses, Parent Teacher Association (PTA) activities, plan and organize school-wide activities, and provide administrative support.
季節のイベント、遠足、オープンハウス、PTA（Parent Teacher Association）活動のサポート、学校全体の活動を企画、運営、そのための管理職の補佐。
Maintain confidentiality and sensitivity in all aspects of the role.
職務のあらゆる側面において、機密性と慎重さを保つこと。
Contributes to team effort by accomplishing company goals and related results as needed.
必要に応じて会社の目標や関連する業績を達成し、チームワークに貢献する。
Requirements
Bachelor's degree in Business Administration or related fields.
経営学または関連分野の学士号を取得していること。
Business-level language fluency in both Japanese and English.
日本語、英語ともにビジネスレベルの語学力を有すること。
Minimum of one (1) year proven experience as an Administrative Assistant or Secretary.
総務アシスタントまたは秘書業務において、1年以上の実績があること。
Knowledge of office management systems and procedures.
オフィス管理システムおよび業務手順に関する知識。
Working knowledge of office equipment, like printers and fax machines.
プリンターやファックスなどの事務機器に関する実務的な知識。
Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular) & Adobe (Photoshop, Illustrator, and InDesign).
Microsoft Office（特にMS ExcelとMS PowerPoint）とAdobe（Photoshop、Illustrator、InDesign）を使いこなせること。
Excellent time management skills and the ability to prioritize work.
時間管理能力に優れ、仕事の優先順位を決めることができる。
Attention to detail and problem-solving skills.
細部へのこだわりと問題解決能力。
Excellent written and verbal communication skills.
優れた文章力およびコミュニケーション能力。
Strong organizational skills with the ability to multitask.
マルチタスクに対応でき、組織・人・物事をまとめる手腕。
Patience and flexibility.
忍耐力と柔軟性。
Ability to exert up to 40 pounds of force to lift
約20kgの人や物を持つことができる。
Ability to keep the facility clean, neat, orderly, and sanitized
施設を清潔、整頓、衛生的に保てる。
This type of work requires occasional or frequent standing, walking, sitting, bending, and reaching for extended periods of time.
立ったり、歩いたり、座ったり、屈んだり、長時間手を伸ばしたりできること。
Sufficient manual dexterity and/or mobility to grasp and/or manipulate objects, operate mechanical equipment and move about the work area.
掴んだり操作したり、機械装置を扱ったり、作業場内を移動したりするのに十分な手先の器用さ、および/または可動性。
Employees in this classification may be subject to work environments with exposure to weather or interiors with extremes of heat and/or cold, wet and/or humid conditions, high noise levels, and various work-related hazards.
この職務には、極端な暑さ・寒さ、雨・多湿の天候、または室内でも騒音および様々な業務上の危険が伴う可能性があります。
Benefits
The position comes with the following benefits | 福利厚生 :
Free childcare (ages 1 to 6 years old) ｜無料保育
All national holidays and weekends off ｜祝日・土日
Transportation allowance ｜交通費支給
Employee’s Health, Labor & Pension Insurances | 健康保険・厚生年金・労働保険
Paid Holidays & Sick Days in accordance with the JLSL｜労働基準法に基づく有給休暇の取得
Visa sponsorship available ｜ビザスポンサー
We strongly believe in diversity. Therefore, all nationalities are welcome to apply for this position.
私たちは、多様性を大切にし、あらゆる国籍の方の応募を歓迎します。
To Inquire
To Inquire about this position further, please email your resume to Sunshine Kids Academy: info@sunshinekids-academy.com